A utilização de processos na gestão de qualquer empresa é o primeiro passo para quem quer alcançar excelentes resultados, bem como, otimizar o trabalho de uma equipe no dia a dia. Há quem ainda imagine que esta prática está voltada apenas para o setor produtivo. Na verdade não é bem assim. Cada vez mais as empresas que atuam na prestação de serviços aderem plataformas e processos que auxiliam na gestão da empresa como um todo. Nas agências de publicidade, eles são extremamente necessários.
A ideia que se tem de uma agência, é de um local muito legal, galera criativa, super descolada sem a gestão de tempo e de processos. A parte do ambiente legal, galera criativa e descolada confere. Já a segunda parte, não! Isso porque são muitos jobs. Muitos clientes que precisam de resultados. Muita gente envolvida com ideias borbulhando em diferentes setores e que trabalham em sintonia. Já pensou como seria sem alinhamentos? Um verdadeiro caos.
É por isso que aqui na UAU existem processos que auxiliam na organização do trabalho, assim, facilitando a gestão do nosso negócio. Esta prática compreende a estrutura da agência bem como a nossa relação com os clientes. Muitas vezes os clientes levam a mesma sistemática de trabalho para as suas empresas. O CEO do Grupo UAU, Walter Hugo Bratch, considera a utilização de processos necessária . “Tem uma frase do Renato Russo que diz ‘disciplina é liberdade’. Quanto mais processos e quanto mais estamos treinados dentro dos processos, mais liberdade a gente tem. Para criar e alcançar outras coisas que são necessárias”.
Processos descomplicados e resultados efetivos
Embora pareça uma tarefa difícil, estabelecer processos dentro da empresa traz muitos benefícios. O aumento da produtividade, mais eficiência no atendimento e na equipe, cumprimento de prazos, controle de cada etapa, rotinas mais simples, visão holística, redução de custos e erros, mais tempo para avaliação de resultados assim como o planejamento. Por outro lado, isso tudo está diretamente ligado à satisfação do cliente já que tudo flui de forma mais efetiva. Segundo o Diretor de Operações do Grupo UAU, Francisco Pavin, na agência os processos estão presentes em todos os momentos.
“Desde o início de um contrato até seu término. Isso tudo para que os trabalhos entrem em uma linha de produção e que sejam segmentados por relevância, urgência, tempo para conseguirmos distribuir as atividades, alocar as tarefas de uma maneira muito mais prática, objetiva e direta, sendo mais efetivos no tempo de entrega, na qualidade e sem prejudicar a criatividade dos trabalhos”.
Outro benefício da organização e a utilização e processos é a previsibilidade. “Neste quesito ganhamos em tempo e também na redução de custos já que podemos planejar e antecipar o plano de comunicação de uma determinada campanha. Conseguimos negociar melhor com veículos de comunicação e fornecedores como gráficas por exemplo. Temos mais tempo para estruturar o trabalho como um todo”, destaca.
Mas não é só isso. Os processos não podem se tornar uma dificuldade para a equipe. O objetivo é facilitar o fluxo de trabalho de tal forma que na ausência de um colaborador ou rotatividade, os demais saibam o que deve ser feito e compreendam todas as etapas.
Excelente para a agência e para o cliente
Para o cliente, contar com uma agência organizada é sinônimo de resultados. Ele sabe que o trabalho está sendo desenvolvido e qual a etapa atual, previsão de entrega do trabalho que está contratando, além da possibilidade de acompanhar os jobs em criação e aprovar através do mesmo sistema.
“Um dos itens mais pontuados na pesquisa de satisfação é o atendimento e isso contempla pontualidade, estar presente, e outros resultados positivos frutos do uso de processos. Este é um dos nossos pontos fortes. Esse mérito é do processo de trabalho que desenvolvemos e que é único. Ele está atrelado a sistemas de gestão, regulamentação e documentação que implantamos aqui”, destaca Walter Hugo Bracht.
Conforme Pavin, um dos principais processos aplicados é o processo criativo. “O atendimento traz a demanda e toda a equipe criativa, atendimento e interação se reúnem, trocam ideias no famoso brainstorm, de onde sai o mote ou direcionamento da campanha”, explica.
Os processos são aplicados também em diferentes áreas como administrativo e RH. “Afinal o sucesso depende do trabalho em conjunto e da sintonia da equipe. Ninguém trabalha separado. Um está ligado ao outro. É por isso que somos uma agência matemática e criativa pois criamos, desenvolvemos comunicação, conversamos com o mercado, e ao mesmo tempo olhamos analiticamente para os nossos clientes”, finaliza.
